Виртуальный склад КГД живёт по своей логике: товар приходит по декларации или
заявлению о ввозе, списывается накладной или счётом-фактурой, и любое движение
оставляет след. Продажи живут по другой — по факту отгрузки покупателю. Эти две
картины обязаны сходиться, но на практике почти никогда не сходятся с первого
раза.
Ниже — семь причин расхождения, от самых частых к самым дорогим. Порядок важен:
проверять нужно именно в нём, иначе вы будете искать недостачу там, где её нет.
1. Одна позиция под двумя названиями
Самая частая причина и самая обидная. На виртуальном складе товар заведён так,
как он пришёл в декларации, а в продажах — так, как его назвал менеджер.
«Кабель ВВГ 3х2.5» и «Кабель ВВГнг 3*2,5» для человека одно и то же, для сверки —
две разные позиции: по одной избыток, по другой недостача, ровно на одинаковое
количество.
Признак именно этой причины: расхождения ходят парами и сходятся в ноль, если их
сложить.
2. Разные единицы измерения
Склад ведёт в штуках, продажи — в упаковках. Или наоборот. Количество расходится
кратно — в 6, 12, 24 раза. Прежде чем считать это недостачей, проверьте единицу с
обеих сторон.
Отдельный случай — товар, который приходит в килограммах, а продаётся штуками.
Здесь автоматическое сопоставление невозможно в принципе: нужен коэффициент,
который знаете только вы.
3. Списание позже отгрузки
Товар уехал покупателю сегодня, а списался со склада, когда бухгалтер дошёл до
документов. На границе месяца это даёт расхождение, которое исчезнет само через
неделю.
Проверяется расширением периода: возьмите на несколько дней шире с обеих сторон.
Если расхождение пропало — это не недостача, а задержка оформления.
4. Комплектация и разукомплектация
Купили компоненты, продали собранный набор. На складе списались три позиции,
в продажах появилась одна, которой на складе никогда и не было. Сверка «строка к
строке» покажет и недостачу по компонентам, и неопознанный товар в продажах.
Такие операции нужно описывать отдельно — как правило состава, а не как ошибку.
5. Возвраты
Возврат уменьшает продажи, но на склад товар возвращается не всегда и не сразу.
Пока он в пути или на проверке качества, картины расходятся законно.
6. Товар вне перечня
Не всё, что вы продаёте, обязано быть на виртуальном складе — он ведётся по
определённому перечню кодов ТН ВЭД. Продажа товара вне перечня в остатках не
отразится, и это не ошибка.
Здесь легко уйти не туда: попытка «дотянуть» остатки до продаж по позициям,
которых на складе быть не должно, создаёт расхождения на пустом месте.
7. Настоящая недостача
И только когда шесть предыдущих причин исключены, остаётся то, ради чего сверка
и делается: товар ушёл со склада без документа либо продан больше, чем было.
Именно эти строки стоят денег — и именно их не видно, пока их закрывает шум из
пунктов 1–6.
Почему ТН ВЭД не поможет свести товары
Соблазн большой: код есть с обеих сторон, значит можно сводить по нему. Нельзя.
Под одним кодом ТН ВЭД лежат десятки разных товаров разных производителей. Сверка
по коду покажет идеальную сходимость при полностью перепутанных позициях — и это
худший из возможных результатов, потому что он выглядит как успех.
Код ТН ВЭД полезен иначе: как подсказка, что две позиции с похожими
названиями, скорее всего, одно и то же. Но окончательное решение — за точным
совпадением, подтверждённым кодом маркировки, НКТ или вашим собственным
соответствием.
Порядок разбора
- Расширить период на несколько дней с обеих сторон.
- Свести названия: регистр, пробелы, латиница в кириллице, единицы упаковки.
- Отсеять позиции вне перечня виртуального склада.
- Отдельно разобрать комплекты и возвраты.
- Проверить, ходят ли остатки парами «избыток — недостача»: если да, это всё ещё проблема названий, а не товара.
- Всё, что осталось, — недостача, требующая объяснения.
Как это делает Tengri
Tengri забирает остатки виртуального склада и продажи, сводит позиции сам —
с учётом написания и упаковки — и оставляет для человека только то, что
действительно требует решения. У каждой строки видно, из какого файла и какой
строки она пришла и по какому правилу попала в список.
Первый сценарий работает без привязки карты: [проверьте на своих
данных](/register).