Сверка Kaspi с ЭСФ — это задача, где всё ломается не на сложном, а на простом:
названия товаров пишутся по-разному, одна продажа превращается в несколько
документов, а часть строк вообще не должна попасть в счета-фактуры. Ниже —
рабочий порядок и разбор того, где обычно теряются деньги.
Что с чем сверяем
Речь о двух наборах данных.
- Продажи Kaspi — что фактически ушло покупателю: товар, количество, сумма, дата. Источник — кабинет продавца.
- Выписанные ЭСФ — что вы задекларировали как реализацию. Источник — ИС ЭСФ.
Задача сверки — не «сложить обе таблицы», а ответить на три вопроса: что продано,
но не оформлено; что оформлено, но не продано; где количество или сумма разошлись.
Шаг 1. Забрать выгрузки
Из кабинета Kaspi выгрузите отчёт по заказам за период. Нужны колонки: дата,
название товара, количество, сумма и, если есть, артикул или код.
Из ИС ЭСФ выгрузите реестр выписанных счетов-фактур за тот же период с
детализацией по строкам. Именно по строкам: сверка на уровне «итого по
документу» покажет, что суммы сошлись, и пропустит ситуацию, где одна позиция
завышена, а другая занижена ровно на столько же.
Границы периода берите с запасом в несколько дней с обеих сторон. Продажа
последнего числа месяца часто оформляется счётом-фактурой уже в следующем, и без
запаса вы получите гору ложных расхождений на стыке.
Шаг 2. Выбрать ключ сопоставления
Это главное решение всей сверки. Порядок надёжности такой.
- Код маркировки или НКТ (NTIN), если товар подлежит маркировке — самый надёжный ключ, совпадение однозначно.
- Ваш внутренний артикул, если он проставлен в обеих системах.
- Название товара — работает, но требует нормализации, о ней ниже.
Отдельно предупреждение: код ТН ВЭД ключом слияния не является. Под одним
кодом лежат десятки разных товаров, и сведение по нему даст красивую сходимость
на бумаге при полностью перепутанных позициях.
Шаг 3. Нормализовать названия
Если сопоставляете по названию, до сравнения приведите строки к одному виду:
регистр, лишние пробелы, разделители. Отдельно проверьте два случая, которые
съедают больше всего времени:
- Латиница в кириллице. «Цемент М400» и «Цемент M400» выглядят одинаково, но это разные строки: буква «М» в одном случае русская, в другом английская. Такие пары не сходятся никогда, и глазами вы их не отличите.
- Единицы упаковки. «Коробка», «ящик», «уп.», «шт.» — одна и та же позиция в разных системах может считаться в разных единицах, и количество разойдётся в разы, хотя фактически всё сошлось.
Шаг 4. Разобрать расхождения
После сопоставления вы получите пять типов строк. Каждый разбирается по-своему.
Продано, но счёт-фактура не выписан
Самое дорогое расхождение. Проверьте, действительно ли по этой продаже требуется
ЭСФ: часть розничных продаж физическим лицам оформления не требует, и такие
строки — не ошибка, а норма, которую нужно один раз описать правилом, чтобы она
больше не всплывала.
Если ЭСФ требовался — выписывайте, следя за сроком. И помните, что молчание
контрагента в течение установленного срока по счёту-фактуре означает согласие:
документ считается принятым, даже если его никто не смотрел.
Счёт-фактура есть, продажи нет
Обычно это возврат, отражённый в Kaspi, но не закрытый дополнительным или
исправленным счётом-фактурой. Реже — оформление задним числом по позиции,
которая до покупателя не доехала.
Количество разошлось
Сначала исключите единицы измерения (см. шаг 3). Если единицы одни и те же —
смотрите частичные отгрузки: одна продажа могла разложиться на два документа, и
сверка «строка к строке» покажет недостачу там, где её нет.
Сумма разошлась при совпавшем количестве
Ищите скидку, промокод или комиссию маркетплейса, учтённую в одном источнике и
не учтённую в другом. Отдельно проверьте ставку НДС: с многоставочным НДС одна и
та же позиция у разных документов может считаться по-разному, и разница
получается не в цене, а в налоге.
Позиция не опознана вовсе
Товара нет ни в одном справочнике, название встречается впервые. Такие строки
нельзя тихо пропускать — именно в них прячутся и опечатки, и реальные новые
позиции.
Сколько это занимает руками
Месяц продаж среднего продавца — это несколько тысяч строк с каждой стороны. На
ВПР, чистку названий и разбор расхождений уходит от трёх часов, и результат
зависит от того, насколько аккуратно вы нормализовали названия. Ошибка на этом
шаге не видна: сверка покажет «всё сошлось».
Поэтому главный совет не про Excel, а про порядок: сначала ключ сопоставления,
потом нормализация, и только потом сравнение. Обратный порядок даёт результат,
которому нельзя верить.
Как это делает Tengri
Tengri принимает выгрузки Kaspi и ИС ЭСФ, сводит позиции сам — с учётом
регистра, пробелов, опечаток и единиц упаковки — и показывает не всю таблицу, а
короткую очередь расхождений. У каждой строки видно сумму, причину и путь до
исходной ячейки файла, из которого она пришла.
Первая сверка доступна без привязки карты: [попробуйте на своих
файлах](/register).